ERP-hankkeen takaisinmaksulaskelma: tehokkuussäästöt euroina

ERP-hankkeen takaisinmaksuaika lasketaan jakamalla nettoinvestointi (kertakulut ja ensimmäisen vuoden lisäkulut miinus mahdollinen tuki) vuotuisella nettosäästöllä (säästetty työ, poistuvat ohjelmat ja virheet miinus uuden järjestelmän lisääntyneet maksut). Jos säästö on 22 000 € vuodessa ja nettoinvestointi 60 000 €, takaisinmaksuaika on havainnollisesti vajaat kolme vuotta. Laskelman heikkous on säästöarvio: se on aina epävarmempi kuin kustannukset. Siksi säästöt kannattaa laskea prosessi kerrallaan, varovaisesti ja niin, että joku yrityksessä vastaa niiden toteutumisesta. Opas kuuluu kokonaisuuteen ERP:n TCO-laskelma.

Mistä säästö syntyy

Säästetty työaika on todellinen säästö vain, jos aika käytetään muuhun tuottavaan työhön tai jos se vähentää ylitöitä tai lisärekrytointeja. Muuten säästö jää paperille.

Laskuesimerkki vaihe vaiheelta (havainnollinen)

Yritys käsittelee 600 ostolaskua ja 900 myyntilaskua kuukaudessa sekä kokoaa johdon raportin käsin.

1. Ostolaskut: säästö 4 minuuttia/lasku → 600 × 4 = 2 400 min = 40 h/kk.
2. Myyntilaskut ja tilaukset: säästö 3 minuuttia/lasku → 900 × 3 = 2 700 min = 45 h/kk.
3. Raportointi: 12 h/kk → 2 h/kk, säästö 10 h/kk.
4. Yhteensä 95 h/kk × 12 = 1 140 h/v.
5. Tuntikustannus sivukuluineen 32 € → 1 140 × 32 = 36 480 €/v.
6. Poistuvat ohjelmat: 4 800 €/v.
7. Uuden järjestelmän maksut ovat 19 300 €/v suuremmat kuin nykyiset.
8. Vuotuinen nettosäästö: 36 480 + 4 800 − 19 300 = 21 980 €, pyöristettynä 22 000 €.

Nettoinvestointi: käyttöönotto ja muut kertakulut 60 000 €, ei tukea.

Säästön oletetaan kasvavan 3 % vuodessa volyymin kasvun myötä. Kertymä: vuosi 1: 22 000 €, vuosi 2: 44 660 €, vuosi 3: noin 68 000 €. Kolmannen vuoden aikana kertymä ylittää 60 000 €, joten takaisinmaksuaika on noin 2,7 vuotta. Viiden vuoden säästöt ovat noin 116 800 € ja nettohyöty noin 56 800 €. Samat luvut ovat takaisinmaksulaskurin oletusarvoina.

Herkkyys: mitä jos säästö jää puoleen?

Jos hanke kannattaa vain parhaassa skenaariossa, laajuutta kannattaa rajata tai vaiheistaa. Laajuuden rajaamisesta: ERP:n moduulit ja laajuus.

Lähtötason mittaaminen

Säästölaskelma on uskottava vain, jos lähtötaso on mitattu. Mittaa ennen tarjouspyyntöä kahden tai neljän viikon ajan:

• montako osto- ja myyntilaskua käsitellään ja kuinka kauan yksi vie
• montako tilausta kirjataan käsin
• kuinka kauan kuukausiraportin kokoaminen kestää
• montako virhettä (hyvityslaskut, väärät toimitukset) syntyy kuukaudessa.

Käytä mittaukseen yksinkertaista taulukkoa. Arviot ilman mittausta ovat yleensä liian optimistisia, koska ihmiset muistavat helpot tapaukset paremmin kuin hankalat.

Kassavirtahyöty: nopeampi laskutus

Osa hyödystä ei näy työaikana vaan kassavirtana. Jos laskut lähtevät heti toimituksen jälkeen eivätkä viikon viiveellä, saatavat kertyvät nopeammin. Havainnollinen esimerkki: myynti 3 miljoonaa euroa vuodessa ja laskutusviive lyhenee 5 päivällä. Saatavat pienenevät noin 3 000 000 × 5 ÷ 365 ≈ 41 100 €. Jos yritys maksaa limiittiluotosta 7 % korkoa, vuotuinen korkosäästö on noin 41 100 × 0,07 ≈ 2 900 €. Summa on pieni verrattuna työaikasäästöön, mutta se on todellinen ja helposti mitattava.

Säästö alkaa vasta käyttöönoton jälkeen

Ensimmäisenä vuonna osa vuodesta kuluu käyttöönottoon, ja tuottavuus voi aluksi jopa laskea, kun käyttäjät opettelevat uutta järjestelmää. Varovainen tapa on laskea ensimmäisen vuoden säästöksi vain se osa vuodesta, jolloin järjestelmä on tuotantokäytössä, ja vähentää siitä vielä oppimisvaihe. Aikataulun vaikutuksesta: käyttöönoton kesto ja aikataulu.

Tuki ja verovaikutus

Jos ERP on osa laajempaa kehittämishanketta, siihen voi olla mahdollista hakea julkista tukea, joka pienentää nettoinvestointia. Tuki täytyy yleensä hakea ennen hankkeen aloittamista, katso julkinen tuki ERP-hankkeeseen.

Laskuri ei huomioi verovaikutuksia. Vuosikuluina vähennettävät SaaS-maksut ja poistoina vähennettävät investoinnit vaikuttavat verotettavaan tuloon eri tahtiin. Katso ERP-ohjelmiston kirjaus ja poistot.

Päivitä laskelma, kun tarjoukset tarkentuvat. Ensimmäinen versio tehdään arvioilla, mutta päätös kannattaa tehdä vasta, kun kustannukset perustuvat todellisiin tarjouksiin ja säästöt mitattuun lähtötasoon.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on hyvä takaisinmaksuaika ERP-hankkeelle?

Yleistä rajaa ei ole. Vertaa takaisinmaksuaikaa sopimuskauteen ja järjestelmän oletettuun käyttöikään: jos takaisinmaksu on pidempi kuin sopimuskausi, hankkeen hyöty riippuu sopimuksen jatkamisesta.

Pitääkö säästöt todentaa jälkikäteen?

Kannattaa. Mittaa lähtötaso ennen käyttöönottoa (laskujen käsittelyaika, raporttien kokoamisaika) ja vertaa puolen vuoden ja vuoden kuluttua.

Lasketaanko parempi päätöksenteko säästöksi?

Se on todellinen hyöty, mutta vaikeasti mitattava. Pidä se erillään laskennallisesta takaisinmaksusta, jotta laskelma pysyy uskottavana.

Pitääkö laskelmaan ottaa mukaan oman henkilöstön käyttöönottotyö?

Kannattaa, jos haluat realistisen kuvan. Oma työ ei näy toimittajan laskussa, mutta se on poissa muusta työstä. Lisää se kertakustannukseen esimerkiksi työpäivinä kerrottuna päivähinnalla. Jos tämä tekee takaisinmaksuajasta selvästi pidemmän, se kertoo, että hankkeen hyöty riippuu paljon siitä, miten nopeasti käyttöönotto saadaan valmiiksi.

Lähteet ja lisätiedot

• Tilastokeskus — ansiotaso- ja työvoimakustannustilastot tuntikustannuksen arvioon
• Business Finland — kehittämis- ja innovaatiorahoitus
• Elinvoimakeskus — yrityksen kehittämisavustus