ERP-käyttöönoton kesto: realistinen aikataulu pk-yritykselle

ERP-käyttöönoton kesto riippuu enemmän laajuudesta, tiedonsiirrosta, integraatioista ja oman henkilöstön ajasta kuin itse ohjelmistosta. Kevyt pilvipohjainen taloushallinto voidaan usein ottaa käyttöön viikoissa, pk-yrityksen ERP myynnillä ja varastolla vie tyypillisesti kuukausia, ja laaja hanke tuotannonohjauksella voi kestää yli vuoden. Suomesta ei ole luotettavaa virallista tilastoa ERP-hankkeiden kestosta, ja konsulttien ja toimittajien julkaisemat selvitykset perustuvat erilaisiin otoksiin ja määritelmiin, joten yksittäisiin prosenttilukuihin kannattaa suhtautua varauksella. Yhteinen havainto on kuitenkin, että aikataulut venyvät usein. Siksi realistinen suunnitelma sisältää puskurin ja välitavoitteet. Opas kuuluu kokonaisuuteen ERP:n TCO-laskelma.

Havainnolliset kestot järjestelmätyypeittäin

Haarukat ovat suuntaa antavia eivätkä perustu tilastoon. Pyydä toimittajalta kuvaus vastaavan kokoisista käyttöönotoista ja niiden toteutuneesta kestosta, ja kysy referenssiasiakkailta suoraan, pysyikö aikataulu.

Käyttöönoton vaiheet

1. Esiselvitys ja valinta (ennen sopimusta): tarpeet, tarjouspyyntö, demot, neuvottelu. Usein 1–3 kuukautta.
2. Määrittely: prosessit ja asetukset tarkennetaan. Tämä vaihe ratkaisee laajuuden.
3. Konfigurointi ja integraatiot: järjestelmä rakennetaan.
4. Tiedonsiirto: koesiirrot ja lopullinen siirto.
5. Testaus: toimittajan testit ja hyväksymistestaus omilla tapauksilla.
6. Koulutus: pääkäyttäjät ensin, sitten loppukäyttäjät.
7. Tuotantoon siirto: usein kuukauden tai tilikauden vaihteessa.
8. Vakiinnuttaminen: ensimmäiset kuukausikatkot, ALV-ilmoitukset ja palkka-ajot.

Mikä venyttää aikataulua

• Avainhenkilöt ovat kiinni päivätyössä. Määrittelypalaverit siirtyvät ja päätökset viivästyvät.
• Datan laatu paljastuu vasta koesiirrossa. Kaksoiskappaleet, puutteelliset nimiketiedot ja avoimien erien erot vaativat korjauksia.
• Laajuus kasvaa kesken projektin. Jokainen uusi raportti tai toiminto lisää työtä ja testausta.
• Integraatioiden toinen osapuoli (verkkokauppa, pankki, palkkapalvelu) ei ole valmis samaan aikaan.
• Testaus aloitetaan liian myöhään tai ilman valmiita testitapauksia.
• Lomakaudet: heinäkuu ja joulun aika hidastavat suomalaisissa yrityksissä lähes kaikkea.

Tyypilliset epäonnistumisen mallit on koottu oppaaseen miksi ERP-hanke epäonnistuu.

Milloin siirtyä tuotantoon

Hyvä tuotantoonsiirron hetki on usein tilikauden alku, koska avaavat saldot ovat selvät eikä samaa tilikautta tarvitse kirjata kahteen järjestelmään. Tilikauden vaihde on toisaalta kiireistä aikaa tilinpäätöksen vuoksi. Kompromissi on siirtyä kuukauden alussa ja sopia, missä järjestelmässä kuluvan tilikauden tilinpäätös tehdään.

Vältä siirtymistä:

• juuri ennen ALV-ilmoituksen tai palkka-ajon määräpäivää
• sesongin huipulla
• kesälomien aikaan, jos avainhenkilöt ovat poissa.

Viive maksaa: aikataulun vaikutus kustannuksiin

Kun käyttöönotto venyy, kustannuksia syntyy kolmesta suunnasta. Havainnollinen esimerkki kolmen kuukauden viiveestä, kun lähtöluvut ovat samat kuin takaisinmaksuoppaan esimerkissä (työaikasäästö 36 480 €/v eli 3 040 €/kk ja poistuvat ohjelmat 4 800 €/v eli 400 €/kk):

Viive ei siis ole vain kalenteriasia. Lisäksi jos uuden järjestelmän laskutus alkaa jo allekirjoituksesta, maksat tilausta kuukausia ennen kuin saat siitä hyötyä. Tarkista sopimuksesta, alkaako laskutus allekirjoituksesta vai tuotantoonsiirrosta, ja neuvottele tarvittaessa porrastettu aloitus. Säästöjen laskemisesta: ERP-hankkeen takaisinmaksulaskelma.

Näin teet aikataulusta realistisen

1. Varaa avainhenkilöille kirjallisesti aikaa, esimerkiksi päivä viikossa määrittelyn ja testauksen ajaksi.
2. Sovi välitavoitteet: määrittely hyväksytty, koesiirto 1, hyväksymistestaus, tuotantoonsiirto.
3. Tee vähintään kaksi koesiirtoa ennen lopullista siirtoa.
4. Lisää aikatauluun puskuri, esimerkiksi 20–30 %.
5. Sido toimittajan maksuerät välitavoitteisiin.
6. Käy ERP-valinnan tarkistuslista läpi ennen sopimusta.

Esimerkki vaiheistetusta aikataulusta (havainnollinen)

Tuotannollinen pk-yritys, jolla on 25 käyttäjää. Hanke jaetaan kolmeen vaiheeseen, jotta talouden perusta on kunnossa ennen raskainta osaa.

Vaiheistuksen etuja ovat pienempi kerralla otettava riski ja se, että jokaisesta vaiheesta opitaan seuraavaan. Haittana kokonaiskesto voi pidentyä, ja vaiheiden välillä tarvitaan väliaikaisia integraatioita vanhaan järjestelmään. Laske väliaikaisten ratkaisujen kustannus mukaan TCO-laskelmaan.

Vaiheistetussa hankkeessa kannattaa sopia jo ensimmäisessä sopimuksessa myöhempien vaiheiden moduulihinnat ja tuntihinnat. Muuten neuvotteluasema heikkenee, kun yritys on jo sitoutunut järjestelmään. Moduulien sisällöstä: ERP:n moduulit ja laajuus.

Muista lisäksi, että aikataulu ei ole valmis ennen kuin myös toimittaja on vahvistanut resurssinsa. Kysy, ketkä toimittajan asiantuntijat työskentelevät hankkeessa ja ovatko he käytettävissä koko projektin ajan. Työvaiheiden tuntiarviot on purettu oppaassa käyttöönoton kustannusarvio.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko käyttöönoton tehdä nopeammin pienentämällä laajuutta?

Kyllä. Usein paras tapa on ottaa ensin käyttöön ydinprosessit ja lisätä moduuleja vaiheittain. Sovi lisämoduulien hinnat jo ensimmäiseen sopimukseen.

Kannattaako rinnakkaisajo?

Lyhyt rinnakkaisajo esimerkiksi yhden palkka-ajon tai kuukausikatkon ajan antaa varmuutta. Pitkä rinnakkaisajo kaksinkertaistaa työn ja on harvoin kannattavaa.

Kuka päättää tuotantoonsiirrosta?

Yritys, ei toimittaja. Päätös kannattaa sitoa hyväksymistestauksen tuloksiin ja kirjattuihin kriteereihin.

Miten pitkä irtisanomisaika vanhassa järjestelmässä pitää huomioida?

Aloita uuden järjestelmän valinta niin ajoissa, että vanhan sopimuksen irtisanomisaika ehtii kulua, mutta vanha järjestelmä on käytössä niin kauan kuin uusi ei ole tuotannossa. Jos vanha sopimus jatkuu automaattisesti, irtisanominen kesken projektin voi johtaa vuoden lisämaksuihin tai päinvastoin palvelun päättymiseen liian aikaisin. Neuvottele tarvittaessa vanhan toimittajan kanssa kuukausikohtainen jatko siirtymäajalle ja varaa vanhaan järjestelmään lukuoikeus arkistoa varten.

Pitääkö toimittajan sitoutua aikatauluun?

Toimittajan aikatauluun sitoutuminen riippuu sopimuksesta. Jos aikataulu on tärkeä, sovi välitavoitteet ja niiden seuraukset kirjallisesti.

Lähteet ja lisätiedot

• Verohallinto — ALV-ilmoitusten määräpäivät, jotka kannattaa huomioida siirtymässä
• Tulorekisteri — palkkailmoitusten määräajat siirtymäkuukautena
• Kirjanpitolautakunta — kirjanpidon yleisohjeet