ERP:n TCO-laskelma 3–5 vuodelle: kokonaiskustannus vaihe vaiheelta

ERP:n kokonaiskustannus (TCO, total cost of ownership) lasketaan summaamalla kertakulut (käyttöönotto, tiedonsiirto, integraatiot, koulutus) ja jatkuvat kulut (tilaus tai ylläpito, tuki, tapahtumamaksut, integraatioiden ylläpito) koko tarkastelujaksolta, yleensä 3–5 vuodelta, ja lisäämällä arvio hinnankorotuksista ja oman henkilöstön työstä. Viisi vuotta on hyvä oletus, koska ERP:tä ei vaihdeta usein ja koska käyttöönoton kertakulut jakautuvat silloin realistisesti. Kun kaikki tarjoukset lasketaan samalla pohjalla, halvimmalta näyttävä kuukausihinta ei enää ratkaise. Tämä on osion pilariopas, joka linkittää jokaiseen osion oppaaseen.

TCO:n osat

Käyttöönoton erittely on oppaassa käyttöönoton kustannusarvio.

Laskuesimerkki: kaksi tarjousta viidelle vuodelle

Teollisuuden alihankkija, 20 käyttäjää (12 täyttä, 8 kevyttä). Kaksi kuviteltua tarjousta, A ja B.

Tarjous A: matala kuukausihinta, tuntiveloitteinen käyttöönotto, korotus vapaasti.

• Tilaus: (12 × 85 + 8 × 20) × 12 = (1 020 + 160) × 12 = 14 160 €/v
• Tuki sisältyy, tapahtumamaksut 1 500 €/v
• Käyttöönotto arvio 260 h × 115 € = 29 900 €, tiedonsiirto 9 000 €, koulutus 4 000 €
• Korotusoletus 6 % vuodessa vuodesta 2 alkaen

Tarjous B: korkeampi kuukausihinta, kiinteä käyttöönotto, korotus sidottu indeksiin enintään 3 %.

• Tilaus: (12 × 100 + 8 × 25) × 12 = (1 200 + 200) × 12 = 16 800 €/v
• Tapahtumamaksut sisältyvät
• Kiinteä käyttöönotto tiedonsiirtoineen 34 000 €, koulutus sisältyy
• Korotusoletus 3 % vuodessa vuodesta 2 alkaen

Jatkuvat kulut viidessä vuodessa (korotus kertautuu vuosittain):

• A: (14 160 + 1 500) × (1 + 1,06 + 1,1236 + 1,1910 + 1,2625) = 15 660 × 5,6371 ≈ 88 277 €
• B: 16 800 × (1 + 1,03 + 1,0609 + 1,0927 + 1,1255) = 16 800 × 5,3091 ≈ 89 193 €

Kertakulut: A 29 900 + 9 000 + 4 000 = 42 900 €; B 34 000 €.

TCO viidessä vuodessa: A ≈ 131 177 €, B ≈ 123 193 €.

Vaikka A:n kuukausihinta on alempi, B on viidessä vuodessa noin 8 000 € edullisempi, koska käyttöönotto on kiinteä ja korotukset rajattu. Jos A:n käyttöönotto venyy 20 % (52 tuntia × 115 € = 5 980 €), ero kasvaa noin 14 000 euroon. Herkkyysanalyysi on TCO-laskelman tärkein osa.

Herkkyysanalyysi: mitkä oletukset ratkaisevat

Laske jokaiselle tarjoukselle kolme versiota:

1. Perusoletus: tarjouksen luvut sellaisenaan.
2. Varovainen: käyttöönotto +25 %, korotukset +2 prosenttiyksikköä, käyttäjiä +20 %.
3. Optimistinen: käyttöönotto tarjouksen mukaan, ei korotuksia.

Jos tarjousten järjestys vaihtuu varovaisessa versiossa, päätös riippuu riskeistä enemmän kuin hinnasta. Silloin kannattaa neuvotella kiinteä hinta tai korotuskatto. Korotusten vaikutuksen saat nopeasti korotuslaskurilla.

Oma työ ja päällekkäiset kulut

Oman henkilöstön aika ei näy toimittajan tarjouksessa, mutta se on todellinen kustannus. Arvioi, montako päivää avainhenkilöt käyttävät määrittelyyn, testaukseen ja koulutukseen, ja kerro se päivähinnalla. Lisää myös vanhan järjestelmän maksut siltä ajalta, kun molemmat ovat käytössä. Aikataulun realistisuus on käsitelty oppaassa käyttöönoton kesto ja aikataulu.

TCO ja hyöty yhdessä

TCO kertoo kustannuksen, ei kannattavuutta. Hyöty syntyy säästetystä työstä, vähentyneistä virheistä, nopeammasta laskutuksesta ja poistuvista ohjelmista. Vertaa kokonaiskustannusta hyötyyn takaisinmaksulaskelmassa ja takaisinmaksulaskurilla.

Kirjanpidossa kustannukset jakautuvat eri tavoin: SaaS-maksu on yleensä vuosikulu, kun taas kertalisenssi ja osa käyttöönotosta voidaan aktivoida. Katso ERP-ohjelmiston kirjaus ja poistot.

Pohja omalle laskelmalle

Kokoa laskelma taulukkolaskentaan seuraavalla rakenteella. Jokaiselle tarjoukselle tehdään oma sarakkeensa, ja jokainen rivi täytetään jokaiselle vuodelle 1–5.

1. Käyttäjälisenssit tyypeittäin (määrä × hinta × 12)
2. Moduulit
3. Tapahtumamaksut oman volyymin mukaan
4. Tuki ja ylläpito
5. Integraatioiden vuosiylläpito
6. Käyttöönotto, tiedonsiirto, koulutus (vuosi 1)
7. Riskivaraus käyttöönotolle (esim. 20 %)
8. Korotusoletus (kertautuva prosentti vuodesta 2)
9. Oma työ päivinä × päivähinta
10. Vanhan järjestelmän päällekkäiset maksut
11. Yhteensä vuosittain ja viideltä vuodelta

Kun pohja on sama kaikille tarjouksille, ero näkyy suoraan riveillä, ja tiedät, mistä kannattaa neuvotella. Pidä laskelma tallessa: siitä on hyötyä uusimisneuvottelussa ja jälkikäteisessä arvioinnissa.

Osion muut oppaat

• Käyttöönoton kustannusarvio
• ERP-hankkeen takaisinmaksulaskelma
• Käyttöönoton kesto ja aikataulu
• ERP-tarjousten vertailu
• ERP-valinnan tarkistuslista
• ERP-ohjelmiston kirjaus ja poistot

Päivitä laskelma vuosittain toteutuneilla luvuilla.

Usein kysytyt kysymykset

Kolme vai viisi vuotta?

Viisi vuotta antaa realistisemman kuvan, koska ERP-järjestelmiä käytetään yleensä pitkään. Kolme vuotta sopii, jos sopimuskausi on kolme vuotta ja vaihtoa harkitaan sen jälkeen.

Pitääkö TCO diskontata?

Pk-yrityksen vertailussa diskonttaamaton summa riittää usein. Jos tarjousten maksuprofiilit eroavat paljon (suuri kertamaksu vs. tasainen kuukausimaksu), diskonttaus korkokannalla voi tarkentaa vertailua.

Lasketaanko ALV mukaan?

Vähennykseen oikeutetulle yritykselle vertailu tehdään ilman arvonlisäveroa. Jos vähennysoikeus on rajattu, lisää vero kustannukseen.

Mitä jos toimittaja ei anna hintoja vuosille 2–5?

Käytä ensimmäisen vuoden hintaa ja lisää siihen varovainen korotusoletus. Kirjaa oletus näkyviin ja pyydä toimittajalta korotuskatto sopimukseen.

Lähteet ja lisätiedot

• Tilastokeskus — hintaindeksit korotusoletusten pohjaksi
• Verohallinto — ohjelmistohankintojen verokäsittely
• Hankinnat.fi — julkisten hankintojen ohjeistus, josta saa malleja myös yksityiselle vertailulle