Kokonaiskustannus 3–5 vuodelle, käyttöönoton kustannusarvio, takaisinmaksu, aikataulu ja tarjousten vertailu käytännössä.
Tässä osiossa ERP-hankinta muutetaan luvuiksi ja päätöksiksi. Kokonaiskustannus (TCO, total cost of ownership) lasketaan vähintään kolmelle ja mieluiten viidelle vuodelle, koska käyttöönotto, tiedonsiirto ja koulutus painottuvat ensimmäiseen vuoteen ja hinnankorotukset myöhempiin.
Oppaissa on laskuesimerkit välivaiheineen: käyttöönoton kustannusarvio, tehokkuussäästöihin perustuva takaisinmaksuaika, realistinen aikataulu sekä tapa vertailla tarjouksia niin, että eri toimittajien luvut ovat aidosti vertailukelpoisia. Mukana on myös ohjelmistohankinnan kirjanpito- ja verokäsittely: miten SaaS-maksu, lisenssi ja käyttöönottotyö kirjataan ja poistetaan.
Aloita oppaasta ERP:n TCO-laskelma 3–5 vuodelle ja käytä rinnalla TCO-arviolaskuria sekä takaisinmaksulaskuria. Laskureiden oletusarvot ovat havainnollisia; vaihda tilalle omat lukusi ja saamasi tarjoukset.
TCO-laskelmat ja valintalistat
Miten ERP-hankinta kirjataan ja vähennetään verotuksessa: SaaS-maksu vuosikuluna, kertalisenssi aineettomana oikeutena (EVL 37 §), pienhankinnat (EVL 33 §) ja käyttöönottokulut.
TCO-laskelmat ja valintalistat
Milloin ERP maksaa itsensä takaisin? Näin muutat säästetyt työtunnit, poistuvat ohjelmat ja nopeamman laskutuksen euroiksi ja lasket takaisinmaksuajan esimerkillä.
TCO-laskelmat ja valintalistat
Näin laadit ERP-tarjouspyynnön, jolla saat vertailukelpoiset tarjoukset, ja vertailet ne hinnan, toiminnallisuuden, sopimusehtojen ja riskien perusteella. Mukana pisteytysmalli.
TCO-laskelmat ja valintalistat
Näin lasket ERP-järjestelmän kokonaiskustannuksen (TCO) kolmelle tai viidelle vuodelle: kertakulut, jatkuvat maksut, korotukset, oma työ ja laskuesimerkki välivaiheineen.
TCO-laskelmat ja valintalistat
Käytännön tarkistuslista ERP-järjestelmän valintaan: tarpeet, käyttäjät, hinta, sopimus, lakivaatimukset, tietoturva, käyttöönotto ja exit. Kysymykset toimittajalle ja omalle organisaatiolle.
TCO-laskelmat ja valintalistat
Kauanko ERP-käyttöönotto kestää? Vaiheet, havainnolliset kestot järjestelmätyypeittäin, aikataulua venyttävät tekijät, oikea aloitusajankohta ja miten viive näkyy kustannuksissa.
TCO-laskelmat ja valintalistat
Mistä ERP-käyttöönoton hinta syntyy ja miten sen arvioi etukäteen: työvaiheet tunteina, tuntihinnat, kiinteä hinta vai tuntiveloitus, laskuesimerkki ja yleisimmät lisäkulut.
