ERP:n lakivaatimukset Suomessa 2026: kirjanpitolaki, verkkolasku, Tulorekisteri ja ALV

Suomalaisen yrityksen ERP-järjestelmän on vuonna 2026 tuettava ainakin neljää lakisääteistä kokonaisuutta: kirjanpitolain säilytysajat (tilinpäätös ja kirjanpidot 10 vuotta, tositteet 6 vuotta), verkkolaskutus (laki sähköisestä laskutuksesta 241/2019 antaa yritykselle oikeuden saada pyynnöstä verkkolasku toiselta yritykseltä, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa), palkkatietojen ilmoittaminen Tulorekisteriin pääsääntöisesti viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen sekä arvonlisäveron ilmoittaminen OmaVerossa yleisellä 25,5 %:n verokannalla. Jos järjestelmä ei hoida näitä valmiiksi, puuttuvat osat maksetaan lisäosina, integraatioina tai käsityönä. Tämä opas kertoo, mitä kustakin kannattaa kysyä toimittajalta. Opas kuuluu kokonaisuuteen ERP-järjestelmän hinta.

Kirjanpitolaki: säilytysajat ja sähköinen aineisto

Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n mukaan:

Muu laki voi edellyttää pidempää säilytystä. Esimerkki: tilikausi päättyy 31.12.2026. Tositteet on säilytettävä vähintään vuoden 2032 loppuun ja kirjanpidot vähintään 31.12.2036 asti.

ERP-hankinnassa tämä tarkoittaa kolmea kysymystä:

1. Säilyykö aineisto järjestelmässä koko ajan, vai pitääkö vanhat vuodet arkistoida erikseen?
2. Mitä tapahtuu, jos sopimus päättyy? Saatko kirjanpitoaineiston ulos luettavassa muodossa ja voitko säilyttää sen loppuajan? Katso tietojen vienti ja toimittajan vaihto.
3. Siirretäänkö vanhan järjestelmän historia uuteen, vai säilytetäänkö se vanhassa muodossa? Siirtämättä jätetty historia on silti säilytettävä.

Aineisto on säilytettävä niin, että sitä voidaan tarkastella Suomesta käsin. Kirjanpitolautakunta antaa yleisohjeita ja lausuntoja kirjanpidon käytännöistä.

Verkkolaskut: laki 241/2019, TIEKE ja Peppol

Laki sähköisestä laskutuksesta (241/2019) tuli voimaan 1.4.2019, ja sen 4 §:ää eli oikeutta saada verkkolasku on sovellettu 1.4.2020 alkaen. Lain 4 §:n mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta sähköisenä laskuna. Lain 2 §:n 3 kohdan mukaan elinkeinonharjoittajalla tarkoitetaan tässä liike- tai ammattitoimintaa harjoittavaa, jonka tilikauden liikevaihto on yli 10 000 euroa, joten pienimmät yritykset jäävät säännöksen ulkopuolelle. Lisäksi julkisten hankintayksiköiden on otettava vastaan ja käsiteltävä sähköisiä laskuja. Verkkolaskun on noudatettava eurooppalaista standardia.

ERP:n kannalta tämä tarkoittaa:

• Järjestelmän on pystyttävä lähettämään verkkolasku, kun asiakas sitä pyytää. Muuten laskut joudutaan lähettämään erillisen palvelun kautta.
• Vastaanotto verkkolaskuina säästää ostolaskujen käsittelyä.
• Verkkolaskut kulkevat Suomessa verkkolaskuoperaattorien kautta ja yhä useammin myös eurooppalaisessa Peppol-verkossa. Suomen Peppol-viranomaisena toimii Valtiokonttori.
• TIEKE ylläpitää verkkolaskutuksen yleistietoa ja verkkolaskuosoitteistoa, josta näet asiakkaiden vastaanotto-osoitteet.

Kysy toimittajalta, sisältyvätkö verkkolaskut kuukausihintaan vai veloitetaanko ne kappalehinnalla, ja kuka on operaattori. Verkkolaskujen kustannukset pienyrityksen taloushallinnossa on käsitelty tarkemmin kirjanpitoon keskittyvillä sivustoilla; ERP-valinnassa olennaista on, että ominaisuus on mukana.

Tulorekisteri: palkat viiden päivän sisällä

Laki tulotietojärjestelmästä (53/2018) edellyttää, että palkkatiedot ilmoitetaan Tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen, ellei laissa toisin säädetä. Jos ERP:n palkkamoduuli tai erillinen palkkaohjelma ei lähetä ilmoituksia rajapinnan kautta, ne joudutaan tekemään käsin tai tiedostosiirtona.

Kysy toimittajalta:

• lähteekö ilmoitus suoraan Tulorekisterin rajapintaan
• miten korjausilmoitukset tehdään
• miten erilliset ilmoitukset ja työnantajan erillisilmoitus hoidetaan.

ALV ja OmaVero

Yleinen arvonlisäverokanta on 25,5 % 1.9.2024 alkaen (arvonlisäverolaki 1501/1993, 84 §). Lisäksi käytössä ovat alennetut verokannat, joiden ajantasaiset tasot kannattaa tarkistaa Verohallinnosta. ERP:n pitää:

• tukea kaikkia verokantoja ja niiden muutoksia ilman ohjelmistopäivityksen lisähintaa
• tuottaa kausiveroilmoituksen tiedot OmaVeroon (verkkopalvelussa tai rajapinnan kautta)
• käsitellä käännetty verovelvollisuus (rakentamispalvelut, EU-kauppa, ulkomaiset palvelut). Katso USD-hinnat ja valuuttariski.

Kysy erityisesti, miten verokantamuutos 1.9.2024 hoidettiin nykyasiakkaille. Vastaus kertoo, miten toimittaja reagoi tuleviin muutoksiin.

Muut huomioitavat velvoitteet

• Tietosuoja: henkilötietojen käsittelysopimus ja rekisterinpitäjän vastuut, katso tietosuoja ja kyberturvallisuus ERP-hankinnassa.
• Kyberturvallisuuslaki (124/2025), voimassa 8.4.2025 alkaen, koskee tiettyjen alojen keskisuuria ja suuria toimijoita.
• Ohjelmiston kirjaus ja poistot: katso ERP-ohjelmiston kirjaus ja poistot.

Esimerkki: puuttuva vaatimus hinnoiteltuna (havainnollinen)

Yritys valitsee edullisen järjestelmän, joka ei lähetä verkkolaskuja suoraan. Kolme suurta asiakasta pyytää verkkolaskut, ja niille lähtee 250 laskua kuukaudessa.

• Erillinen laskunvälityspalvelu: 0,40 € × 250 × 12 = 1 200 €/v
• Käsityö: 2 minuuttia laskua kohden laskun siirtämiseen palveluun → 250 × 2 × 12 = 6 000 min = 100 h/v, 32 €/h → 3 200 €/v
• Yhteensä noin 4 400 € vuodessa ja viidessä vuodessa noin 22 000 €.

Jos verkkolaskutus sisältyisi toiseen järjestelmään, joka maksaa 3 000 € vuodessa enemmän, se olisi silti edullisempi. Samanlainen laskelma kannattaa tehdä Tulorekisteri-ilmoituksille ja ALV-tiedoille, jos niiden siirto edellyttää käsityötä.

Tarkistuslista toimittajalle

Käytä myös ERP-valinnan tarkistuslistaa.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko asiakas vaatia verkkolaskua pienyritykseltä?

Laki sähköisestä laskutuksesta antaa elinkeinonharjoittajalle oikeuden saada pyynnöstä verkkolasku toiselta elinkeinonharjoittajalta. Lain määritelmän mukaan elinkeinonharjoittaja on kuitenkin yritys, jonka tilikauden liikevaihto on yli 10 000 euroa (2 § 3 kohta). Sitä pienemmältä yritykseltä verkkolaskua ei siis voi vaatia lain perusteella, vaikka sitä voi pyytää. Tarkista tulkinnat Finlexistä tai TIEKEn verkkolaskuohjeista.

Riittääkö PDF-laskun lähettäminen sähköpostilla?

PDF ei ole lain tarkoittama verkkolasku, jos asiakas on pyytänyt verkkolaskua. Sähköpostilasku voi käydä, jos asiakas sen hyväksyy.

Kuka vastaa, jos ERP lähettää Tulorekisteriin virheellisiä tietoja?

Ilmoitusvelvollisuus on työnantajalla. Sopimuksessa kannattaa määritellä toimittajan vastuu ohjelmistovirheistä, mutta korjausilmoitukset tekee työnantaja.

Muuttuvatko vaatimukset usein?

Verokannat, ilmoitusmenettelyt ja tekniset rajapinnat muuttuvat ajoittain, kuten arvonlisäveron yleisen verokannan nousu 25,5 %:iin 1.9.2024 osoitti. Siksi on tärkeää, että lakimuutosten päivitykset sisältyvät ylläpitoon tai tilaukseen eikä niitä laskuteta erikseen.

Koskevatko vaatimukset myös toiminimiyrittäjää?

Kirjanpitovelvollisuus, arvonlisäverotus ja palkkojen ilmoittaminen Tulorekisteriin koskevat myös toiminimiyrittäjää, jos hänellä on niihin liittyvää toimintaa, kuten ALV-rekisteröinti tai palkattuja työntekijöitä. Kevyempi järjestelmä voi riittää, mutta samojen perusvaatimusten pitää täyttyä.

Lähteet ja lisätiedot

• Finlex — kirjanpitolaki 1336/1997, laki sähköisestä laskutuksesta 241/2019, laki tulotietojärjestelmästä 53/2018
• Tulorekisteri — ilmoittamisen määräajat ja rajapinnat
• Verohallinto — ALV-kannat ja OmaVero
• TIEKE — verkkolaskutus ja verkkolaskuosoitteisto
• Valtiokonttori — Suomen Peppol-viranomainen