Hinnoittelu, kustannustekijät ja 2026 säännöt
ERP:n hinnoittelumallit: käyttäjäkohtainen, moduulit, volyymi ja paketit
Nimetty vai samanaikainen käyttäjä, kevyet käyttäjät, moduulihinnat, tapahtumamaksut ja pakettitasot. Näin hinnoittelumalli vaikuttaa ERP:n hintaan kasvaessa.
ERP-järjestelmän hinnoittelumalli kertoo, mikä tekijä nostaa laskua, kun yritys kasvaa: käyttäjien määrä, käyttöön otetut moduulit, tapahtumien volyymi vai pakettitaso. Pk-yritykselle edullisin malli riippuu siitä, onko käyttäjiä paljon mutta tapahtumia vähän vai päinvastoin, ja montako työntekijää tarvitsee vain hyväksyä laskuja tai katsoa raportteja. Useimmat tarjoukset yhdistävät useaa mallia, joten tarjous kannattaa purkaa osiin ja laskea erikseen, miten kukin osa käyttäytyy kolmen tai viiden vuoden aikana. Tämä opas kuuluu kokonaisuuteen ERP-järjestelmän hinta.
Käyttäjäkohtainen hinnoittelu
Yleisin malli pilvipalveluissa on nimetty käyttäjä: jokaisesta henkilöstä, jolla on tunnukset, maksetaan kuukausi- tai vuosimaksu. Malli on läpinäkyvä, mutta siinä on kolme yleistä yllätystä.
- Satunnaiskäyttäjät: esimiehet, jotka hyväksyvät ostolaskuja kerran viikossa, maksavat saman verran kuin päivittäiset käyttäjät, ellei kevyttä käyttäjätyyppiä ole.
- Kausityöntekijät: kesä- tai sesonkityöntekijöiden tunnukset voivat nostaa vuosimaksua, jos lisenssiä ei voi siirtää tai keskeyttää.
- Tekniset käyttäjät: integraatiot ja robotit voivat vaatia oman lisenssinsä.
Toinen malli on samanaikainen käyttäjä, jossa maksetaan yhtä aikaa kirjautuneiden määrästä. Se sopii vuorotyöhön, mutta on harvinaisempi pilvipalveluissa.
Kevyet käyttäjät (esimerkiksi hyväksyjä, tuntikirjaaja, vain lukeva) maksavat vähemmän. Kysy aina kirjallisesti, mitä kevyt käyttäjä saa tehdä. Jos varastotyöntekijän pitää myös tehdä saldokorjauksia, hän saattaa tarvita täyden lisenssin.
Laskuesimerkki käyttäjätyypeistä (havainnollinen)
Yrityksessä on 6 päivittäistä käyttäjää ja 10 hyväksyjää.
| Vaihtoehto | Laskelma | Vuosikustannus |
|---|---|---|
| Kaikki täysiä käyttäjiä 90 €/kk | 16 × 90 × 12 | 17 280 € |
| 6 täyttä 90 €/kk + 10 kevyttä 15 €/kk | (6 × 90 + 10 × 15) × 12 | 8 280 € |
Ero on 9 000 € vuodessa ja viidessä vuodessa 45 000 €. Käyttäjätyyppien määrittely on siis usein tärkeämpi neuvottelukohde kuin listahinnan alennus.
Moduulipohjainen hinnoittelu
Moduulimallissa maksetaan perusosasta (yleensä taloushallinto) ja jokaisesta lisäosasta erikseen: palkat, varasto, myynti ja tilaukset, CRM, projektit, tuotannonohjaus, raportointi. Moduulien sisältö on käyty läpi oppaassa ERP:n moduulit ja laajuus.
Moduulimallin hyvä puoli on vaiheistus: voit aloittaa pienestä. Riski on, että myöhemmin lisätyn moduulin hinta on auki. Pyydä jo ensimmäiseen sopimukseen optiohinnat moduuleille, joita saatat tarvita kolmen vuoden sisällä, ja kirjaa, koskeeko alennus myös niitä.
Volyymi- ja tapahtumapohjainen hinnoittelu
Osa maksuista sidotaan tapahtumiin: lähetetyt ja vastaanotetut verkkolaskut, käsitellyt tositteet, tilausrivit, palkkalaskelmat tai liikevaihtoluokka. Tämä sopii yrityksille, joilla on vähän käyttäjiä mutta paljon tapahtumia, esimerkiksi verkkokaupalle.
Kun volyymi kasvaa, lasku kasvaa automaattisesti. Pyydä siksi porrashinnasto ja laske kustannus kolmella volyymitasolla: nykyinen, +50 % ja kaksinkertainen.
| Volyymi (havainnollinen) | Hinta / tapahtuma | Kuukausikustannus |
|---|---|---|
| 1 000 verkkolaskua/kk | 0,30 € | 300 € |
| 1 500 verkkolaskua/kk | 0,30 € | 450 € |
| 2 000 verkkolaskua/kk, porrashinta | 0,22 € | 440 € |
Pakettitasot
Monessa pilvipalvelussa valitaan valmis taso, esimerkiksi perus, laajempi ja laajin. Paketti on helppo ostaa, mutta yksi puuttuva toiminto (vaikkapa monivarastointi tai valuuttalaskutus) voi pakottaa siirtymään seuraavalle tasolle kaikille käyttäjille. Tarkista siksi pakettivertailusta jokainen pakollinen ominaisuus, älä vain otsikoita.
Tuki, ylläpito ja palvelutaso
Tuki hinnoitellaan joko sisältyvänä perustukena, tukitasoina tai prosenttina lisenssistä. Omissa ympäristöissä vuosiylläpito on usein prosenttiosuus alkuperäisestä lisenssihinnasta. Kysy:
- mitä perustuki sisältää (vikailmoitukset, neuvonta, muutokset)
- vasteajat ja käytettävyystavoite (SLA) sekä hyvitykset, jos tavoite ei täyty
- laskutetaanko konsultointi tuntiveloituksena ja millä hinnalla.
Käyttöönoton hinnoittelu
Käyttöönotto on joko kiinteähintainen määritellylle laajuudelle tai tuntiveloitteinen. Kiinteä hinta siirtää riskiä toimittajalle, mutta vain sen laajuuden osalta, joka on kirjattu. Tuntiveloituksessa kannattaa sopia kustannusarvio, katto ja kuukausiraportointi. Tarkemmin oppaassa käyttöönoton kustannusarvio.
Neuvottelukohdat hinnoittelumallin mukaan
Hinnoittelumalli kertoo myös, mistä kannattaa neuvotella. Listahinnan prosenttialennus on vain yksi keino, ja usein sen vaikutus on pienempi kuin rakenteen muutos.
| Malli | Mistä kannattaa neuvotella | Mitä kirjata sopimukseen |
|---|---|---|
| Nimetty käyttäjä | Kevyiden käyttäjien määritelmä, kausilisenssit, lisenssien siirto | Käyttäjätyyppien oikeudet ja vähentämisen ajankohta |
| Moduulit | Optiohinnat myöhemmille moduuleille | Alennuksen koskeminen myös lisämoduuleihin |
| Volyymi | Porrashinnat ja ylitysten hinnoittelu | Mitä tapahtuu, jos volyymi laskee |
| Paketit | Yksittäisen lisäominaisuuden hinta ilman tasonvaihtoa | Pakettisisällön muutokset kesken kauden |
| Tuki | Vasteajat, nimetty yhteyshenkilö | SLA-hyvitykset ja niiden hakeminen |
| Käyttöönotto | Kiinteä hinta tai katto, tuntihinnan kiinteys | Muutospyyntöjen hinnoittelu |
Pidä mielessä, että ensimmäisen vuoden alennus on tavallinen tapa saada sopimus kiinni. Jos alennus päättyy toisena vuonna ja samaan aikaan tulee indeksikorotus, toisen vuoden hinta voi nousta selvästi. Pyydä tarjous niin, että hinnat näkyvät jokaiselta sopimusvuodelta erikseen, ja laske korotusten vaikutus etukäteen. Korotuksista on oma oppaansa: hinnankorotus sopimuskauden vaihtuessa.
Miten valitset mallin
- Laske käyttäjät tyypeittäin ja arvioi kasvu viidelle vuodelle.
- Laske tapahtumavolyymit (laskut, tilaukset, palkat) kolmella kasvutasolla.
- Vertaa tarjoukset samaan laskelmaan TCO-arviolaskurilla.
- Tarkista korotusehto ja laske sen vaikutus korotuslaskurilla.
Malleja vertaa myös sivuston vertailutaulukko. Kertalisenssin ja ylläpitomaksun malli on käsitelty oppaassa pilvi-ERP vai oma palvelin.
Usein kysytyt kysymykset
Kumpi on halvempi, nimetty vai samanaikainen käyttäjä?
Se riippuu käytöstä. Jos kaikki käyttävät järjestelmää koko päivän, nimetty käyttäjä on yleensä selkeämpi. Jos käyttäjiä on paljon mutta harva on kirjautuneena yhtä aikaa, samanaikainen malli voi olla edullisempi, jos sitä tarjotaan.
Voiko käyttäjämäärää vähentää kesken sopimuksen?
Monissa sopimuksissa vain kasvattaa, ja vähentäminen on mahdollista vasta sopimuskauden vaihtuessa. Kysy tämä ennen allekirjoitusta ja kirjaa se sopimukseen.
Mitä tarkoittaa minimiveloitus?
Osa toimittajista laskuttaa vähimmäismäärän käyttäjiä tai vähimmäiskuukausimaksun riippumatta todellisesta käytöstä. Huomioi se pienessä yrityksessä.
Miten lasken, mikä malli on edullisin minulle?
Laske jokaisen tarjouksen hinta kolmella tasolla: nykyiset käyttäjät ja volyymit, kasvu 50 % ja kasvu 100 %. Vertaa kaikkia samalla viiden vuoden jaksolla. Malli, joka on halvin nykytasolla, ei aina ole halvin kasvaessa.
Lähteet ja lisätiedot
- Markkinaoikeus — kieltoasiat lain 1062/1993 perusteella
- Finlex — laki elinkeinonharjoittajien välisten sopimusehtojen sääntelystä (1062/1993)
- Suomen Yrittäjät — yrittäjien neuvonta ja sopimusmallit jäsenille
