ERP-tietojen vienti ja toimittajan vaihto: datasäädös, exit-suunnitelma ja kustannukset

ERP-toimittajan vaihto onnistuu hallitusti, kun sopimuksessa on sovittu missä muodossa tiedot viedään, kuinka kauan siirtymä kestää, mitä se maksaa ja miten kirjanpitoaineisto säilyy lakisääteisen ajan. Pilvipalveluissa EU:n datasäädös (asetus (EU) 2023/2854), jota on sovellettu 12.9.2025 alkaen, antaa asiakkaalle oikeuksia palveluntarjoajan vaihtoon: vaihtoprosessin aloittamisen irtisanomisaika saa olla enintään kaksi kuukautta, siirtymäaika on lähtökohtaisesti enintään 30 kalenteripäivää, ja 12.1.2027 alkaen vaihtomaksuja ei saa periä. Sitä ennen palveluntarjoaja voi periä vain alennettuja, kustannuksiin perustuvia vaihtomaksuja. Säännöt eivät poista tarvetta exit-suunnitelmalle, koska käytännön siirto vaatii aina työtä. Opas kuuluu kokonaisuuteen miksi ERP-hanke epäonnistuu.

Mitä datasäädös tarkoittaa ERP-ostajalle

Säädös ei vaikuta siihen, että sopimuskauden maksut voivat edelleen olla maksettavina. Kysy siksi, miten määräaikaisen sopimuksen ennenaikainen päättäminen hinnoitellaan. Datasäädöksessä on myös säännöksiä kohtuuttomista sopimusehdoista datan käytössä yritysten välillä.

Exit-suunnitelma ennen allekirjoitusta

Hyvä exit-suunnitelma vastaa ainakin näihin kysymyksiin:

1. Mitä viedään: pääkirja, reskontrat, tositteet liitteineen, asiakas- ja nimikerekisterit, varastotapahtumat, palkkatiedot.
2. Missä muodossa: avoin, koneluettava muoto (esimerkiksi CSV, XML tai rajapinta) ja kuvaus kentistä.
3. Kuinka kauan: siirtymäaika ja palvelun jatkuminen sen aikana.
4. Mitä maksaa: viennin hinta, toimittajan työ ja mahdollinen arkistolisenssi.
5. Kirjanpitoaineisto: miten tositteet ja kirjanpidot säilyvät 6 ja 10 vuotta.
6. Poisto: milloin toimittaja poistaa tiedot ja miten se vahvistetaan.

Kirjanpitoaineiston säilytys vaihdon jälkeen

Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja kirjanpidot sekä tilinpäätös vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Vaihtoehtoja on kolme:

Esimerkki (havainnollinen): lukutilainen arkistolisenssi 150 €/kk kuuden vuoden ajan maksaa 150 × 72 = 10 800 €. Kertaluonteinen vienti erilliseen arkistoon voi maksaa esimerkiksi 3 000–6 000 € ja arkisto pienen vuosimaksun. Vertaa vaihtoehtoja kokonaiskustannuksena.

Toimittajalukko: mistä se syntyy

Toimittajaan lukittuminen ei synny pelkästä sopimuksesta. Muita syitä ovat:

• räätälöinnit, joita ei voi siirtää toiseen järjestelmään
• integraatiot, jotka on rakennettu toimittajan omien rajapintojen varaan
• tietomalli, joka poikkeaa muista ja vaatii muunnoksia
• osaaminen, joka on vain toimittajalla.

Vähennä lukkoa suosimalla vakiotoimintoja, dokumentoimalla integraatiot ja varmistamalla, että pääkäyttäjät ymmärtävät tietomallin.

Exit-testi käytännössä

Paras tapa varmistaa, että tiedot todella saa ulos, on kokeilla vientiä jo käyttöönoton jälkeen, ei vasta kun sopimus päättyy. Kevyt exit-testi kerran vuodessa:

1. Vie testiaineisto: yhden kuukauden pääkirjavientit, asiakasrekisteri ja avoimet erät.
2. Tarkista, että tiedosto aukeaa tavallisella työkalulla ja kentät ovat ymmärrettäviä.
3. Tarkista, tulevatko tositteiden liitteet (laskujen kuvat, kuitit) mukaan ja miten ne yhdistetään vienteihin.
4. Kirjaa, kauanko vienti kesti ja tarvittiinko toimittajan apua.
5. Tallenna testin tulos ja vertaa seuraavan vuoden testiin.

Testi vie muutaman tunnin, mutta paljastaa ongelmat ajoissa: esimerkiksi sen, että liitteet saa ulos vain yksitellen tai että vienti on mahdollinen vain toimittajan maksullisena työnä. Jos näin on, asia kannattaa ottaa esiin seuraavassa uusimisneuvottelussa.

Vaihdon kustannukset laskelmaan

Kun harkitset vaihtoa uusimisen yhteydessä, vertaa nykyisen järjestelmän jatkamista ja vaihtoa samalla laskelmalla:

Laske molemmat TCO-arviolaskurilla ja korotukset korotuslaskurilla. Tiedonsiirron haasteet on käsitelty oppaassa tiedonsiirron sudenkuopat, ja sopimusehdot oppaassa ERP-sopimuksen ehdot.

Kirjaa exit-suunnitelma osaksi sopimusta tai sen liitettä. Pelkkä toimittajan yleinen lupaus tietojen palauttamisesta ei kerro tietomuotoa, aikataulua eikä hintaa, ja juuri ne ratkaisevat vaihdon kustannuksen.

Usein kysytyt kysymykset

Koskeeko datasäädös myös oman palvelimen järjestelmää?

Vaihtoa koskevat säännöt kohdistuvat datankäsittelypalveluihin eli pääosin pilvi- ja muihin etäpalveluihin. Omalla palvelimella data on jo yrityksen hallussa, mutta tietomuodon ja lisenssiehtojen kysymykset ovat silti olennaisia.

Saako toimittaja periä maksun tietojen viennistä?

Datasäädöksen mukaan vaihtomaksuja voi periä vain alennettuina 12.1.2027 asti, ja sen jälkeen ei lainkaan. Muut palvelut, kuten erillinen konsultointi, voivat olla maksullisia sopimuksen mukaan.

Kuinka paljon ennen sopimuksen päättymistä vaihto kannattaa aloittaa?

Uuden järjestelmän käyttöönotto vie usein kuukausia, joten valinta kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen nykyisen sopimuksen irtisanomisaikaa. Katso käyttöönoton kesto.

Mitä jos toimittaja lopettaa palvelun tai menee konkurssiin?

Sopimuksessa kannattaa sopia, miten tiedot saadaan ulos, jos palvelu lakkaa, ja kuinka paljon etukäteen palvelun lopettamisesta ilmoitetaan. Varmista myös, että yrityksellä on omat säännölliset varmuuskopiot tai viennit kriittisistä tiedoista, erityisesti kirjanpitoaineistosta, jonka säilytysvelvollisuus on yrityksellä eikä toimittajalla. Exit-testi kerran vuodessa auttaa tässäkin: tiedät, että vienti toimii ja missä muodossa tiedot tulevat. Omalla palvelimella ajettavassa järjestelmässä kysymys on lisenssin ja tuen jatkuvuus.

Lähteet ja lisätiedot

• Finlex — kirjanpitolaki (1336/1997)
• Markkinaoikeus — kohtuuttomien B2B-sopimusehtojen kieltoasiat (laki 1062/1993)
• Traficom — digitaalisten palvelujen viranomainen; tarkista sieltä tai Finlexistä datasäädöksen kansallinen valvonta
• Euroopan unionin julkaisutoimisto — datasäädöksen (EU) 2023/2854 virallinen teksti