ERP-tiedonsiirron sudenkuopat: datan puhdistus, koesiirrot ja täsmäytys

Tiedonsiirto on ERP-hankkeen osa, joka useimmiten venyttää aikataulua ja ylittää budjetin, koska datan todellinen laatu paljastuu vasta, kun sitä yritetään ladata uuteen järjestelmään. Kaksoiskappaleet asiakasrekisterissä, puuttuvat Y-tunnukset ja verkkolaskuosoitteet, vanhentuneet nimikkeet ja täsmäämättömät avoimet erät ovat tyypillisiä löydöksiä. Hallittu siirto perustuu kolmeen periaatteeseen: siirrä vain se, mitä tarvitset, puhdista data ennen siirtoa ja tee vähintään kaksi koesiirtoa täsmäytyksineen. Toimittaja siirtää datan, mutta puhdistus ja hyväksyntä ovat yleensä yrityksen vastuulla. Opas kuuluu kokonaisuuteen miksi ERP-hanke epäonnistuu.

Mitä siirretään

Historian, jota ei siirretä, on silti säilyttävä kirjanpitolain mukaisesti: tositteet 6 ja kirjanpidot 10 vuotta. Vaihtoehdot on käyty läpi oppaassa tietojen vienti ja toimittajan vaihto.

Datan puhdistus ennen siirtoa

Aloita puhdistus jo ennen sopimusta, sillä se ei riipu valitusta järjestelmästä.

1. Asiakas- ja toimittajarekisteri: poista kaksoiskappaleet, tarkista Y-tunnukset (Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteisestä YTJ-palvelusta), päivitä verkkolaskuosoitteet (TIEKEn verkkolaskuosoitteisto) ja maksuehdot.
2. Nimikkeet: yhdenmukaista yksiköt, poista käyttämättömät, tarkista hinnat ja toimittajatiedot.
3. Avoimet erät: täsmäytä reskontrat pääkirjaan ja selvitä vanhat erät ennen siirtoa.
4. Henkilötiedot: siirrä vain tarpeelliset ja poista vanhentuneet, katso tietosuoja ja kyberturvallisuus.

Esimerkki työmäärästä (havainnollinen): asiakasrekisterissä on 4 000 asiakasta, joista arviolta 15 % vaatii tarkistuksen. 600 tietuetta × 3 minuuttia = 1 800 minuuttia = 30 tuntia omaa työtä. Nimikkeitä 6 000, joista 10 % vaatii korjauksen: 600 × 4 minuuttia = 40 tuntia. Yhteensä noin 70 tuntia pelkkää puhdistusta, eikä se välttämättä näy toimittajan tarjouksessa.

Koesiirrot ja täsmäytys

Koesiirto tarkoittaa, että data ladataan testiympäristöön ja tarkistetaan ennen lopullista siirtoa. Suositeltava järjestys:

1. Koesiirto 1: paljastaa rakenteelliset virheet (kentät, muunnokset).
2. Korjaukset: data ja muunnossäännöt.
3. Koesiirto 2: tarkistetaan täsmäytys ja testataan prosessit siirretyllä datalla.
4. Lopullinen siirto: sovittuna ajankohtana, usein kuukauden tai tilikauden vaihteessa.

Täsmäytyksen tarkistuslista

• Pääkirjan saldot vastaavat vanhan järjestelmän saldoja tilikohtaisesti.
• Myyntireskontran summa vastaa myyntisaamisten tiliä.
• Ostoreskontran summa vastaa ostovelkojen tiliä.
• Varastosaldot vastaavat inventaariota määrinä ja arvoina.
• Otantana tarkistetut asiakkaat, nimikkeet ja avoimet erät ovat oikein.
• Täsmäytys on dokumentoitu ja hyväksytty kirjallisesti.

Kenttäkartoitus ja muunnossäännöt

Ennen ensimmäistä koesiirtoa laaditaan kenttäkartoitus: jokaiselle vanhan järjestelmän kentälle määritellään, mihin uuden järjestelmän kenttään se siirtyy ja miten arvo muunnetaan. Tyypillisiä muunnoksia ovat:

• tilinumerot, kun tilikartta uudistetaan (vanha tili → uusi tili)
• maksuehdot ja ALV-koodit, joiden koodisto eroaa järjestelmien välillä
• yksiköt (kpl, m, kg) ja niiden muunnoskertoimet
• asiakasryhmät ja hinnastot, jos hinnoittelulogiikka muuttuu
• tekstikentät, joihin on tallennettu tietoa, jolle uudessa järjestelmässä on oma kenttänsä.

Kartoituksen tekee yleensä toimittaja yhdessä pääkäyttäjien kanssa, mutta yrityksen on hyväksyttävä se, koska vain yritys tietää, mitä vanhat koodit tarkoittavat. Hyväksytty kartoitus kannattaa liittää projektin dokumentaatioon: jos siirretyssä datassa on myöhemmin virheitä, sen avulla nähdään, oliko virhe säännössä vai sen toteutuksessa.

Kirjaa myös, mitä tehdään tiedoille, joille uudessa järjestelmässä ei ole paikkaa. Ne voidaan jättää pois, tallentaa liitteeksi tai säilyttää arkistossa.

Mitä virheet maksavat

Virheellinen tiedonsiirto näkyy tuotannossa monin tavoin: väärät hinnat laskuilla, virheelliset saldot, palautuvat verkkolaskut ja täsmäämätön kirjanpito. Havainnollinen esimerkki: jos 2 % kuukauden 900 myyntilaskusta lähtee väärällä hinnalla tai osoitteella, 18 laskua joudutaan hyvittämään ja laskuttamaan uudelleen. 20 minuuttia laskua kohden on 6 tuntia kuukaudessa, ja lisäksi syntyy asiakastyytymättömyyttä ja viivästyneitä maksuja.

Siksi tiedonsiirron osuus käyttöönoton budjetista kannattaa arvioida realistisesti, katso käyttöönoton kustannusarvio. Kertakulut voi lisätä TCO-arviolaskuriin.

Vastuunjako sopimukseen

Kirjaa vastuut sopimukseen tai projektisuunnitelmaan, jotta "data ei ollut kunnossa" ei muutu laskutettaviksi lisätunneiksi ilman sopimusta. Sopimusehdoista: ERP-sopimuksen ehdot.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö kaikki vanhat tositteet siirtää uuteen järjestelmään?

Ei. Ne on säilytettävä kirjanpitolain mukaisesti, mutta säilytys voi tapahtua vanhassa järjestelmässä lukutilassa tai erillisessä arkistossa.

Kuinka monta koesiirtoa tarvitaan?

Vähintään kaksi on hyvä käytäntö. Laajoissa hankkeissa ja huonossa datassa voidaan tarvita kolme tai enemmän.

Milloin lopullinen siirto kannattaa tehdä?

Usein kuukauden tai tilikauden vaihteessa, jolloin avaavat saldot ovat selvät. Vältä ALV-ilmoituksen ja palkanmaksun määräpäiviä.

Kuka maksaa, jos siirretty data osoittautuu virheelliseksi?

Se riippuu siitä, mistä virhe johtuu ja mitä on sovittu. Jos lähdedata oli virheellistä, korjaus on yleensä yrityksen kustannus. Jos virhe johtuu toimittajan muunnossäännön toteutuksesta, korjaus kuuluu toimittajalle sopimuksen mukaisesti. Siksi hyväksytty kenttäkartoitus, koesiirtojen täsmäytysraportit ja kirjallinen hyväksyntä ovat tärkeitä: niiden avulla voidaan jälkikäteen todeta, missä vaiheessa virhe syntyi. Ilman dokumentaatiota erimielisyys muuttuu helposti laskutettaviksi lisätunneiksi.

Voiko datan puhdistuksen ulkoistaa?

Voi, mutta päätökset siitä, mikä tieto on oikein, jäävät yritykselle. Ulkopuolinen voi tehdä teknisen työn ohjeiden mukaan.

Lähteet ja lisätiedot

• Patentti- ja rekisterihallitus — yritystiedot ja Y-tunnukset
• TIEKE — verkkolaskuosoitteisto
• Finlex — kirjanpitolaki (1336/1997)
• Tietosuojavaltuutetun toimisto — henkilötietojen minimointi