ERP-käyttöönoton kustannusarvio: määrittely, tiedonsiirto, integraatiot ja koulutus

ERP-käyttöönoton kustannus syntyy toimittajan tai kumppanin työtunneista kerrottuna tuntihinnalla, ja tunnit jakautuvat määrittelyyn, konfigurointiin, tiedonsiirtoon, integraatioihin, testaukseen, koulutukseen ja projektinhallintaan. Pk-yrityksessä käyttöönotto voi olla ensimmäisen vuoden suurin yksittäinen kuluerä, ja juuri se myös ylittyy useimmin, koska laajuus täsmentyy vasta projektin aikana. Hyvä kustannusarvio on siksi eritelty työvaiheittain, siinä on kerrottu oletukset ja siinä on sovittu, miten muutokset hinnoitellaan. Opas kuuluu kokonaisuuteen ERP:n TCO-laskelma.

Käyttöönoton työvaiheet

Laskuesimerkki (havainnollinen)

Tukkukauppa, 15 käyttäjää, talous, myynti ja varasto, verkkokauppaintegraatio. Tuntihinta 120 € (ALV 0 %).

Lisää tähän riskivaraus, esimerkiksi 15–25 %. Varauksella 20 % budjetti on 36 000 × 1,20 = 43 200 €. Riskivaraus ei ole lupa toimittajalle käyttää rahaa, vaan yrityksen oma puskuri muutoksiin, joita ei voinut ennakoida.

Viisivuotiseen kokonaiskustannukseen käyttöönotto viedään kertakuluna, esimerkiksi TCO-arviolaskurin kenttään Kertakulut.

Kiinteä hinta vai tuntiveloitus

Välimuoto on tuntiveloitus kustannuskatolla: toimittaja laskuttaa toteutuneet tunnit, mutta katon ylitys edellyttää yrityksen hyväksyntää. Sovi lisäksi kuukausittainen raportti tunneista vaiheittain.

Tyypilliset lisäkulut, jotka puuttuvat arviosta

• Datan puhdistus: toimittaja siirtää datan, mutta puhdistus on usein asiakkaan työtä. Katso tiedonsiirron sudenkuopat.
• Matkat ja paikan päällä tehtävä työ: matkakulut ja matka-aika voivat olla erikseen laskutettavia.
• Testiympäristö: erillinen testiympäristö voi maksaa erikseen.
• Kolmannen osapuolen kustannukset: pankkiyhteyden avaus, verkkolaskuoperaattorin liittymä, verkkokaupan rajapinnan lisenssit.
• Uudet käyttäjät myöhemmin: koulutus uusille työntekijöille.
• Ensimmäinen tilinpäätös: tilinpäätöksen yhteydessä tarvitaan usein lisätukea.

Miten pyydät vertailukelpoisen arvion

1. Anna kaikille toimittajille sama prosessikuvaus, volyymit ja integraatiolista.
2. Pyydä erittely vaiheittain tunteina ja euroina, ja tuntihinnat rooleittain.
3. Pyydä kirjallinen lista oletuksista: mitä asiakas tekee itse.
4. Pyydä muutospyyntöjen hinnoittelu ja hyväksymiskäytäntö.
5. Vertaa arviot tarjousten vertailun ohjeella.

Aikataulun ja kustannuksen yhteys on käsitelty oppaassa käyttöönoton kesto ja aikataulu.

Roolit ja tuntihinnat

Käyttöönottotarjouksessa on usein eri tuntihinnat eri rooleille, esimerkiksi projektipäällikkö, sovellusasiantuntija, integraatiokehittäjä ja kouluttaja. Kokonaishinta riippuu siksi myös siitä, kuka työn tekee. Pyydä tarjoukseen tunnit roolikohtaisesti ja kysy:

• ovatko tuntihinnat kiinteät koko projektin ajan ja seuraavan vuoden jatkotyössä
• laskutetaanko matka-aika ja millä hinnalla
• veloitetaanko etäpalaverit minimiveloituksella (esimerkiksi aina vähintään tunti)
• veloitetaanko tukipyynnöt käyttöönoton jälkeen samalla tuntihinnalla.

Havainnollinen esimerkki: jos 300 tunnista 60 tehdään integraatiokehittäjän tuntihinnalla 140 € ja muut 120 eurolla, kokonaishinta on 60 × 140 + 240 × 120 = 8 400 + 28 800 = 37 200 € eli 1 200 € enemmän kuin yhdellä tuntihinnalla laskettuna.

Kustannusarvion herkkyys

Kustannusarvio on yhtä luotettava kuin sen oletukset. Tee ennen päätöstä kolme laskelmaa samasta tarjouksesta:

Jos kolmas skenaario ylittää budjetin selvästi, neuvottele kustannuskatto tai rajaa laajuutta. Monesti suurin säästö syntyy, kun yritys tekee itse datan puhdistuksen ja testitapaukset ennen projektin alkua.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi toimittajien käyttöönottoarviot eroavat niin paljon?

Ne perustuvat erilaisiin oletuksiin: yksi olettaa asiakkaan tekevän tiedonsiirron itse, toinen sisällyttää sen. Vertaa oletuslistoja ennen summia.

Voiko käyttöönoton tehdä itse?

Kevyissä pilvipalveluissa usein kyllä, jos prosessit ovat yksinkertaisia. Laajemmissa ERP-järjestelmissä oma tekeminen säästää rahaa, mutta vaatii osaamista ja aikaa.

Laskutetaanko käyttöönotto etukäteen?

Usein vaiheittain tai kuukausittain. Sido maksut hyväksyttyihin välitavoitteisiin, esimerkiksi hyväksymistestauksen läpäisyyn.

Mikä on kohtuullinen riskivaraus?

Kiinteää sääntöä ei ole. Selkeässä kevyessä käyttöönotossa pienempi varaus voi riittää, laajassa hankkeessa huonolla datalla suurempi. Arvioi varaus herkkyyslaskelman perusteella.

Kannattaako koulutus ostaa toimittajalta vai hoitaa itse?

Pääkäyttäjien koulutus kannattaa yleensä ostaa toimittajalta, koska he tarvitsevat syvällisen osaamisen. Loppukäyttäjät voi usein kouluttaa pääkäyttäjien avulla, mikä on edullisempaa ja sitoo osaamisen yritykseen. Varaa koulutukseen aikaa myös tuotantoonsiirron jälkeen.

Lähteet ja lisätiedot

• Hankinnat.fi — tarjouspyynnön ja sopimuksen rakenteen malleja
• Suomen Yrittäjät — sopimusneuvonta jäsenille
• Verohallinto — käyttöönottokulujen verokäsittely