Hinnoittelu, kustannustekijät ja 2026 säännöt
Pilvi-ERP vai oma palvelin (on-premise): kustannukset ja riskit viidessä vuodessa
Vertaa pilvipohjaista ERP:tä ja omalla palvelimella ajettavaa järjestelmää: alkuinvestointi, ylläpito, päivitykset, tietoturva, tietojen sijainti ja 5 vuoden laskuesimerkki.
Pilvi-ERP (SaaS) on pk-yritykselle yleensä pienempi alkuinvestointi ja ennustettavampi kuukausikulu, koska palvelimet, varmistukset, päivitykset ja suuri osa tietoturvasta sisältyvät palvelumaksuun. Omalla palvelimella tai omassa konesalissa ajettava järjestelmä (on-premise) vaatii kertalisenssin tai pitkän lisenssisopimuksen, vuosiylläpidon sekä oman infrastruktuurin ja osaamisen. Viiden vuoden aikajänteellä ero voi kaventua tai kääntyä, joten päätös kannattaa tehdä samalla laskelmalla molemmille malleille. Hinta ei ole ainoa peruste: myös päivitysrytmi, räätälöinnin tarve, tietojen sijainti ja oma IT-osaaminen ratkaisevat. Opas kuuluu kokonaisuuteen ERP-järjestelmän hinta.
Mallien erot
| Ominaisuus | Pilvi-ERP (SaaS) | Oma palvelin (on-premise) | Isännöity ympäristö (hosting) |
|---|---|---|---|
| Maksu | Kuukausi- tai vuosimaksu | Kertalisenssi + vuosiylläpito | Lisenssi + palveluntarjoajan kapasiteettimaksu |
| Palvelimet ja varmistukset | Toimittajan vastuulla | Yrityksen vastuulla | Palveluntarjoajan vastuulla sopimuksen mukaan |
| Päivitykset | Toimittaja päivittää kaikille | Yritys päättää ja maksaa | Sovitaan erikseen |
| Räätälöinti | Rajattu, usein lisäosilla | Laaja mahdollisuus | Laaja |
| Tietojen sijainti | Toimittajan konesalit (kysy maa) | Yrityksen tiloissa | Sopimuksen mukaan |
| Vaihtaminen | Datasäädös antaa oikeuksia pilvipalvelun vaihtoon | Data on omassa hallinnassa | Riippuu sopimuksesta |
Isännöity malli on välimuoto: lisenssi on asiakkaan, mutta palvelin on ulkoistettu. Se näkyy tarjouksissa usein nimellä palvelinpalvelu tai yksityinen pilvi.
Viiden vuoden laskuesimerkki (havainnollinen)
Yritys, jolla on 15 käyttäjää. Luvut ovat esimerkkejä eivätkä minkään toimittajan hintoja.
Pilvi-ERP
- Tilaus: 15 × 110 €/kk × 60 kk = 99 000 €
- Käyttöönotto, tiedonsiirto ja koulutus: 35 000 €
- Yhteensä 5 vuodessa: 134 000 €
Oma palvelin
- Kertalisenssi: 15 × 2 500 € = 37 500 €
- Vuosiylläpito 20 % lisenssistä: 7 500 €/v × 5 = 37 500 €
- Palvelin, varmistukset ja käyttöjärjestelmälisenssit: 15 000 €
- Ylläpitotyö ja tietoturva (ulkoistettu IT-kumppani): 6 000 €/v × 5 = 30 000 €
- Versiopäivitys kerran viidessä vuodessa: 12 000 €
- Käyttöönotto, tiedonsiirto ja koulutus: 40 000 €
- Yhteensä 5 vuodessa: 172 000 €
Tässä esimerkissä pilvi on edullisempi, mutta ero riippuu paljon oletuksista. Jos yrityksellä on jo palvelinympäristö ja osaava IT-henkilöstö, oman ympäristön lisäkulut voivat olla pienempiä. Jos taas pilvipalvelun hinta nousee joka vuosi, ero kapenee. Jos pilvipalvelu laskutetaan dollareina, myös kurssi vaikuttaa vertailuun, katso USD-hinnat ja valuuttariski. Kokeile omilla luvuillasi TCO-arviolaskurilla ja laske korotukset korotuslaskurilla.
Päivitykset ja räätälöinti
Pilvipalvelussa kaikki asiakkaat ovat samassa versiossa, ja uudet ominaisuudet tulevat ilman erillistä projektia. Kääntöpuoli on, että muutokset tulevat toimittajan aikataulussa: käyttöliittymä tai raportit voivat muuttua kesken tilikauden. Kysy, miten muutoksista ilmoitetaan ja voiko päivityksen testata etukäteen testiympäristössä.
Omassa ympäristössä yritys päättää päivitysten ajoituksen. Raskas räätälöinti tekee kuitenkin päivityksistä kalliita, ja moni yritys jää vanhaan versioon, kunnes toimittajan tuki päättyy. Silloin edessä on uusi käyttöönottoprojekti.
Tietoturva, tietojen sijainti ja vastuu
Pilvipalvelussa yritys siirtää osan tietoturvasta toimittajalle, mutta vastuu henkilötiedoista säilyy yrityksellä rekisterinpitäjänä. Tarvitaan henkilötietojen käsittelysopimus, ja on selvitettävä, missä maassa tiedot ovat ja käyttääkö toimittaja alihankkijoita EU:n ulkopuolella. Omassa ympäristössä tietoturva on kokonaan yrityksen vastuulla: palomuurit, päivitykset, varmistukset ja käyttöoikeuksien hallinta.
Jos yritys kuuluu kyberturvallisuuslain (124/2025) soveltamisalaan, sen on hallittava myös toimitusketjun riskejä, mikä koskee ERP-toimittajaa. Katso tietosuoja ja kyberturvallisuus ERP-hankinnassa.
Vaihtaminen ja tietojen vienti
EU:n datasäädös (asetus (EU) 2023/2854) on ollut sovellettavana 12.9.2025 alkaen. Se antaa datankäsittelypalvelujen eli myös pilvipalvelujen asiakkaille oikeuksia vaihtaa palveluntarjoajaa: muun muassa irtisanomisaika vaihtoprosessin aloittamiseksi saa olla enintään kaksi kuukautta, siirtymäaika on lähtökohtaisesti enintään 30 kalenteripäivää, ja 12.1.2027 alkaen vaihtomaksuja ei saa periä. Sääntöjen soveltaminen yksittäiseen ERP-sopimukseen kannattaa tarkistaa, sillä asiakaskohtaisesti räätälöityihin palveluihin on poikkeuksia. Tarkemmin oppaassa tietojen vienti ja toimittajan vaihto.
Yhteys tuotantoon ja paikallisiin laitteisiin
Valmistavassa yrityksessä ERP:n pitää usein keskustella tuotantolaitteiden, vaakojen, tarratulostimien tai viivakoodinlukijoiden kanssa. Pilvipalvelussa tämä hoidetaan tyypillisesti paikallisella välikomponentilla tai rajapinnalla, joka välittää tiedon tehtaan verkosta pilveen. Kysy toimittajalta:
- toimiiko tuotannon kirjaus, jos internetyhteys katkeaa, ja miten tiedot synkronoidaan jälkikäteen
- kuka ylläpitää paikallista välikomponenttia ja sen tietoturvapäivityksiä
- mitä laitteiden integrointi maksaa ja kuuluuko se toimittajan tukeen.
Jos tuotanto ei voi pysähtyä yhteyskatkon takia, se voi puoltaa paikallista ratkaisua tai hybridimallia, jossa tuotannon ohjaus on paikallinen ja talous pilvessä. Hybridimallissa integraatiosta tulee kriittinen osa, joten sen ylläpitokustannus kannattaa lisätä viiden vuoden laskelmaan.
Kumpi sopii millekin yritykselle
- Pilvi sopii, kun yrityksellä ei ole omaa IT-henkilöstöä, prosessit ovat melko vakiomuotoisia ja halutaan nopea käyttöönotto.
- Oma ympäristö voi sopia, kun tarvitaan raskasta räätälöintiä, integraatioita tuotantolaitteisiin, poikkeuksellisia tietoturvavaatimuksia tai yrityksellä on jo vahva IT-ympäristö.
- Isännöity malli sopii, kun halutaan räätälöintimahdollisuus ilman omaa palvelinsalia.
Kirjanpidossa ja verotuksessa mallit käsitellään eri tavoin: pilvimaksu on yleensä vuosikulu, kertalisenssi voidaan joutua aktivoimaan ja poistamaan. Katso ERP-ohjelmiston kirjaus ja poistot.
Kun vertaat malleja, laske molemmat samalla tarkastelujaksolla ja samoilla oletuksilla käyttäjämäärän kasvusta. Ota mukaan myös henkilöstön osaamistarve: omassa ympäristössä tarvitaan joku, joka hoitaa päivitykset ja varmistukset myös lomien aikana.
Usein kysytyt kysymykset
Onko pilvipalvelu turvallinen kirjanpitoaineiston säilytykseen?
Kirjanpitolaki sallii sähköisen säilytyksen, kunhan aineisto säilyy luotettavasti ja on tarkastettavissa Suomesta käsin. Varmista sopimuksesta, miten tiedot säilyvät ja miten saat ne ulos sopimuksen päättyessä.
Voiko oman palvelimen järjestelmän siirtää myöhemmin pilveen?
Usein voi, mutta se on käytännössä uusi käyttöönottoprojekti. Räätälöinnit eivät välttämättä siirry, joten niiden tarve kannattaa arvioida uudelleen.
Onko pilvi aina ennustettavampi kustannus?
Kuukausihinta on ennustettava sopimuskauden aikana. Uusittaessa hinta voi kuitenkin nousta, joten tarkista korotusehto ja laske sen vaikutus etukäteen.
Mitä tapahtuu, jos pilvipalvelu on poissa käytöstä?
Palvelutasokuvaus kertoo käytettävyystavoitteen ja hyvitykset. Suunnittele lisäksi, miten kriittiset tehtävät, kuten laskutus ja palkanmaksu, hoidetaan katkon aikana.
Lähteet ja lisätiedot
- Finlex — kirjanpitolaki (1336/1997) ja kyberturvallisuuslaki (124/2025)
- Kyberturvallisuuskeskus — tietoturvaohjeet yrityksille
- Tietosuojavaltuutetun toimisto — käsittelysopimukset ja tietojen siirrot
- Traficom — Liikenne- ja viestintävirasto, jonka yhteydessä Kyberturvallisuuskeskus toimii
