Viralliset lähteet ERP-hankintaan: lait, viranomaiset ja mistä tarkistat säännöt

ERP-hankinnan säännöt löytyvät muutamasta virallisesta lähteestä: lait Finlexistä, verotus ja OmaVero Verohallinnosta, palkkailmoitukset Tulorekisteristä, verkkolaskutus TIEKEltä ja Valtiokonttorilta (Peppol), tietosuoja tietosuojavaltuutetulta ja kyberturvallisuus Kyberturvallisuuskeskukselta. Julkisen tuen tiedot ovat elinvoimakeskusten ja Business Finlandin sivuilla. Tähän oppaaseen on koottu, mitä kustakin lähteestä kannattaa tarkistaa ja mitkä säädökset vaikuttavat ERP-valintaan. Toimittajien markkinointimateriaali ja vertailusivustot eivät korvaa virallista lähdettä, kun kyse on velvoitteista. Opas kuuluu kokonaisuuteen miksi ERP-hanke epäonnistuu.

Keskeiset säädökset

Viranomaiset ja mitä niiltä tarkistat

Finlex

Ajantasainen lainsäädäntö. Kun luet lakia, varmista, että katsot ajantasaistettua versiota ja tarkista muutossäädösten voimaantulopäivät. Esimerkiksi arvonlisäverolain verokanta on muuttunut useaan kertaan.

Verohallinto ja OmaVero

Arvonlisäveron verokannat, ALV-ilmoitukset, käännetty verovelvollisuus, elinkeinotoiminnan verotus ja poistot. Verohallinnon syventävät vero-ohjeet ovat tärkein tulkintalähde, kun lain teksti ei riitä. OmaVerossa yritys tekee kausiveroilmoitukset; monet ERP-järjestelmät tukevat ilmoittamista rajapinnan kautta.

Tulorekisteri

Palkkatietojen ilmoittamisen määräajat, korjausilmoitukset ja rajapinnat ohjelmistoille. Kysy ERP-toimittajalta, onko sen palkkaratkaisu liitetty Tulorekisterin rajapintaan.

TIEKE ja Valtiokonttori

TIEKE ylläpitää verkkolaskutuksen yleistietoa ja verkkolaskuosoitteistoa. Valtiokonttori toimii Suomen Peppol-viranomaisena. Peppol-verkon kansainvälinen tieto löytyy OpenPeppolin sivuilta.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Henkilötietojen käsittelyn valvonta, ohjeet käsittelysopimuksista, tietoturvaloukkausten ilmoittaminen ja tietojen siirrot EU:n ulkopuolelle.

Kyberturvallisuuskeskus ja Traficom

Kyberturvallisuuslain ohjeet, poikkeamailmoitukset ja tietoturvaohjeet yrityksille. Kyberturvallisuuskeskus toimii Traficomin yhteydessä ja on NIS2:n keskitetty yhteyspiste. Valvovat viranomaiset vaihtelevat toimialoittain.

Kirjanpitolautakunta

Kirjanpidon yleisohjeet ja lausunnot, esimerkiksi aktivointikysymyksissä.

Kilpailu- ja kuluttajavirasto

Kilpailuasiat ja julkisten hankintojen valvonta. Kohtuuttomia elinkeinonharjoittajien välisiä sopimusehtoja ei valvo KKV: lain 1062/1993 mukaisesta kiellosta päättää markkinaoikeus elinkeinonharjoittajien etuja valvovan rekisteröidyn yhdistyksen tai ehdon kohteena olevan yrityksen hakemuksesta.

Elinvoimakeskus ja Business Finland

Yrityksen kehittämisavustus myönnetään 1.1.2026 alkaen elinvoimakeskuksista (aiemmin ELY-keskukset). Business Finland tarjoaa rahoituspalveluita kasvua ja innovaatioita tavoitteleville yrityksille. Katso julkinen tuki ERP-hankkeeseen.

Miten tarkistat tiedon luotettavuuden

1. Etsi alkuperäinen lähde: laki Finlexistä, ohje Verohallinnosta, ei blogikirjoituksesta.
2. Tarkista päiväys: milloin ohje on päivitetty ja onko sen jälkeen tullut lakimuutoksia.
3. Tarkista soveltamisala: koskeeko sääntö pk-yritystä, toimialaasi ja yritysmuotoasi.
4. Erota laki ja käytäntö: toimittajan "lakisääteinen" ominaisuus voi olla vain hyvä käytäntö.
5. Kysy asiantuntijalta: tilitoimisto, sopimusjuristi tai tietosuoja-asiantuntija, kun ratkaisu on merkittävä.

Lähteet tarjouspyynnössä: valmiit vaatimusmuotoilut

Kun viittaat virallisiin lähteisiin tarjouspyynnössä, toimittajan on vaikeampi vastata epämääräisesti. Esimerkkimuotoiluja, joita voit muokata omaan käyttöösi:

• "Järjestelmän on mahdollistettava kirjanpitoaineiston säilyttäminen kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n mukaisesti koko säilytysajan myös sopimuksen päätyttyä. Kuvatkaa, miten tämä toteutetaan."
• "Järjestelmän on pystyttävä lähettämään ja vastaanottamaan sähköisiä laskuja lain sähköisestä laskutuksesta (241/2019) mukaisesti. Ilmoittakaa käytettävä operaattori tai Peppol-yhteys ja verkkolaskujen hinnoittelu."
• "Palkkatietojen on siirryttävä Tulorekisteriin rajapinnan kautta lain tulotietojärjestelmästä (53/2018) määräajoissa. Kuvatkaa korjausilmoitusten käsittely."
• "Toimittajan on solmittava henkilötietojen käsittelysopimus EU:n tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisesti ja ilmoitettava alikäsittelijät ja tietojen sijaintimaat."
• "Kuvatkaa, miten palvelun vaihto ja tietojen siirto toteutetaan datasäädöksen (EU) 2023/2854 mukaisesti, ja ilmoittakaa mahdolliset vaihtomaksut."

Muotoilut eivät ole juridisia malliehtoja, vaan tapa varmistaa, että vastaukset ovat vertailukelpoisia. Ne sopivat tarjousten vertailun hintalomakkeen rinnalle.

Mitä tämä sivusto ei kata

Sivusto ei vertaile yksittäisten toimittajien hintoja eikä julkaise arvosanoja. Kaikki esimerkkihinnat ovat havainnollisia. Toimittajan ajantasainen hinta on aina tarkistettava toimittajan omasta, päivätystä hinnastosta tai tarjouksesta. Laskurit, kuten TCO-arviolaskuri, ovat apuvälineitä omien lukujen käsittelyyn.

Usein kysytyt kysymykset

Mistä tiedän, onko laki muuttunut?

Finlexin ajantasaistetussa säädöksessä näkyvät muutossäädökset ja niiden voimaantulo. Verohallinto ja Tulorekisteri tiedottavat muutoksista omilla sivuillaan.

Ovatko toimittajien lakivaatimuslistat luotettavia?

Ne ovat hyvä lähtökohta, mutta tarkista keskeiset vaatimukset itse virallisesta lähteestä. Toimittajan lista voi painottaa omia ominaisuuksiaan.

Kenelle voin ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta?

Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset ilmoitetaan tietosuojavaltuutetulle. Kyberturvallisuuslain piirissä olevat merkittävät poikkeamat ilmoitetaan lain mukaisesti valvovalle viranomaiselle; ohjeet löytyvät Kyberturvallisuuskeskukselta.

Mistä löydän ERP:tä koskevat Verohallinnon ohjeet?

Verohallinnon sivuilla on yritysasiakkaille arvonlisäverotusta, OmaVeroa ja elinkeinotoiminnan verotusta käsittelevät osiot sekä syventävät vero-ohjeet. Ohjelmistohankintoja käsitellään muun muassa poistoja ja aineettomia oikeuksia koskevissa ohjeissa, ja ulkomaisia palveluostoja käännettyä verovelvollisuutta koskevissa ohjeissa. Hae ohjetta aiheen mukaan ja tarkista sen päivityspäivä. Jos ohje on vanha tai lain sisältö on muuttunut sen jälkeen, varmista tulkinta tilitoimistolta tai pyydä Verohallinnolta tarvittaessa ennakkoratkaisu. Toimittajan myyntimateriaali ei ole verotuksellinen lähde, vaikka se viittaisi lakiin.

Onko ERP-toimittajan sertifikaatti virallinen hyväksyntä?

Toimittajat voivat ilmoittaa tietoturvasertifioinneista tai yhteensopivuudesta esimerkiksi Tulorekisterin rajapinnan tai verkkolaskustandardin kanssa. Ne kertovat tietyn vaatimuksen täyttymisestä, mutta eivät tarkoita, että viranomainen olisi hyväksynyt koko järjestelmän. Pyydä sertifikaatin tai raportin kopio ja tarkista sen voimassaolo.

Lähteet ja lisätiedot

• Finlex — ajantasainen lainsäädäntö
• Verohallinto — ALV, OmaVero ja poistot
• Tulorekisteri — palkkatietojen ilmoittaminen
• TIEKE — verkkolaskutus
• Valtiokonttori — Peppol-viranomainen
• OpenPeppol — Peppol-verkon kansainvälinen tieto
• Tietosuojavaltuutetun toimisto — tietosuoja
• Kyberturvallisuuskeskus — kyberturvallisuus
• Kirjanpitolautakunta — kirjanpidon yleisohjeet
• Kilpailu- ja kuluttajavirasto — kilpailuasiat ja julkisten hankintojen valvonta
• Markkinaoikeus — kohtuuttomien B2B-sopimusehtojen kieltoasiat (laki 1062/1993)
• Elinvoimakeskus — yrityksen kehittämisavustus
• Business Finland — rahoitus