ERP-valinnan tarkistuslista: 40 kysymystä ennen allekirjoitusta

ERP-valinnan tarkistuslista auttaa varmistamaan, että jokainen kustannukseen ja riskiin vaikuttava asia on kysytty ennen allekirjoitusta eikä vasta käyttöönoton tai uusimisen aikana. Lista jakautuu kahteen osaan: kysymykset omalle organisaatiolle (mitä tarvitsemme ja kuka tekee työn) ja kysymykset toimittajalle (mitä saamme, mitä se maksaa ja miten pääsemme ulos). Kun vastaukset on kirjattu, ne kannattaa siirtää tarjouspyyntöön ja lopulta sopimuksen liitteisiin, sillä vain kirjattu lupaus sitoo. Interaktiivinen lyhyempi versio on ERP-valinnan tarkistuslista -työkalussa. Opas kuuluu kokonaisuuteen ERP:n TCO-laskelma.

Kysymykset omalle organisaatiolle

Tavoite ja omistajuus

1. Mikä on hankkeen tärkein tavoite: kustannussäästö, kasvu, raportointi vai vanhan järjestelmän tuen päättyminen?
2. Kuka on hankkeen omistaja johdossa ja kuka projektivastaava?
3. Paljonko avainhenkilöiden työaikaa voidaan varata, ja milloin?
4. Mikä on hankkeen kokonaisbudjetti riskivarauksineen?

Prosessit ja data

1. Mitkä prosessit siirtyvät ERP:hen ja mitkä jäävät ulkopuolelle?
2. Mitkä nykyiset ohjelmat ja Excel-tiedostot poistuvat?
3. Missä kunnossa asiakas-, toimittaja- ja nimikerekisterit ovat?
4. Kuinka monta vuotta historiaa pitää siirtää, ja miten loput säilytetään kirjanpitolain mukaisesti?

Käyttäjät ja kasvu

1. Montako täyttä, kevyttä ja vain lukevaa käyttäjää tarvitaan nyt?
2. Miten määrä muuttuu viidessä vuodessa (rekrytoinnit, yritysostot, kausityöntekijät)?
3. Tarvitaanko useita yhtiöitä, kieliä tai valuuttoja?

Kysymykset toimittajalle: hinta

1. Mitkä ovat kaikki maksut eriteltyinä vuosille 1–5?
2. Mitä kevyt käyttäjä saa tehdä ja mitä se maksaa?
3. Voiko käyttäjämäärää vähentää, ja milloin?
4. Mitä myöhemmin lisättävät moduulit maksavat, ja koskeeko alennus niitä?
5. Mitkä tapahtumat ovat maksullisia ja millä porrashinnoilla?
6. Mikä on hinnankorotusehto: indeksi, katto, ilmoitusaika?
7. Missä valuutassa laskutetaan, ja kuka on laskuttava yhtiö? Katso USD-hinnat ja valuuttariski.
8. Alkaako tilauksen laskutus allekirjoituksesta vai tuotantoonsiirrosta?

Kysymykset toimittajalle: käyttöönotto

1. Mitkä ovat käyttöönoton vaiheet, tunnit ja tuntihinnat rooleittain?
2. Onko hinta kiinteä vai tuntiveloitus, ja onko katto?
3. Mitä toimittaja olettaa yrityksen tekevän itse?
4. Miten tiedonsiirto tehdään, montako koesiirtoa sisältyy?
5. Kuka rakentaa ja ylläpitää integraatiot, ja mitä ylläpito maksaa?
6. Miten muutospyynnöt hinnoitellaan ja hyväksytään?
7. Mikä on toteutunut kesto vastaavissa käyttöönotoissa?

Lisää käyttöönotosta: käyttöönoton kustannusarvio.

Kysymykset toimittajalle: lakivaatimukset ja tietoturva

1. Lähettääkö ja vastaanottaako järjestelmä verkkolaskut, ja kuka on operaattori?
2. Tukeeko järjestelmä Tulorekisterin rajapintaa ja korjausilmoituksia?
3. Miten ALV-ilmoituksen tiedot siirtyvät OmaVeroon?
4. Miten verokantamuutokset (kuten 1.9.2024 voimaan tullut 25,5 %) toteutetaan, ja maksavatko ne?
5. Onko henkilötietojen käsittelysopimus saatavilla, ja missä tietoja säilytetään?
6. Ketkä ovat alikäsittelijät?
7. Kuinka nopeasti toimittaja ilmoittaa tietoturvapoikkeamasta?
8. Mitä tietoturvasertifiointeja tai -auditointeja on, ja saako raportit?

Taustaa: ERP:n lakivaatimukset 2026 ja tietosuoja ja kyberturvallisuus.

Kysymykset toimittajalle: sopimus ja exit

1. Mikä on sopimuskausi ja jatkuuko sopimus automaattisesti?
2. Mikä on irtisanomisaika ja miten irtisanominen tehdään?
3. Mikä on käytettävyystavoite (SLA) ja mitä hyvityksiä saa, jos se ei täyty?
4. Miten tiedot viedään ulos sopimuksen päättyessä, missä muodossa ja mitä se maksaa?
5. Kauanko tiedot säilyvät toimittajalla sopimuksen päätyttyä ennen poistamista?
6. Rajoittaako vastuunrajoitus toimittajan vastuun esimerkiksi vuoden maksuihin?

Sopimuksesta tarkemmin: ERP-sopimuksen ehdot ja tietojen vienti ja toimittajan vaihto.

Miten käytät listaa

Vertailun ja pisteytyksen ohje on oppaassa ERP-tarjousten vertailu.

Punaiset liput toimittajan vastauksissa

Kaikki vastaukset eivät ole yhtä hyviä, vaikka ne olisivat muodollisesti myönteisiä. Seuraavat vastaustyypit kannattaa merkitä riskiksi ja pyytää tarkennus kirjallisena:

Esimerkki: yksi vastaus, iso hintaero (havainnollinen)

Kysymys 14 kuuluu: voiko käyttäjämäärää vähentää? Toimittaja A vastaa, että vähentäminen on mahdollista kerran vuodessa. Toimittaja B vastaa, että määrää voi vain kasvattaa sopimuskauden aikana. Yritys arvioi, että 30 käyttäjästä 8 poistuu toisena vuonna, kun yksi toimipiste suljetaan. Jos käyttäjä maksaa 90 €/kk, B:n ehdolla yritys maksaa käyttämättömistä lisensseistä 8 × 90 × 12 = 8 640 € vuodessa jäljellä olevan kolmivuotisen kauden ajan, yhteensä 25 920 €. Yksi kirjallinen vastaus voi siis olla arvokkaampi kuin listahinnan alennus.

Usein kysytyt kysymykset

Onko 40 kysymystä liikaa pk-yritykselle?

Kevyessä pilvipalvelussa osa kysymyksistä on yksinkertaisia ja vastaus löytyy palvelukuvauksesta. Hinta-, sopimus- ja exit-kysymykset kannattaa käydä läpi aina.

Mitä jos toimittaja ei vastaa kirjallisesti?

Pyydä vastaus sähköpostilla tai tarjouksen liitteenä. Jos tärkeään kysymykseen ei saa kirjallista vastausta, kirjaa se riskiksi vertailuun.

Tarvitaanko juristia?

Merkittävissä tai pitkissä sopimuksissa sopimusjuristin tarkastus on yleensä hintansa arvoinen, erityisesti vastuunrajoitusten ja exit-ehtojen osalta.

Kuka yrityksessä vastaa listan läpikäynnistä?

Projektivastaava kokoaa vastaukset, mutta jokainen prosessin omistaja vastaa oman alueensa kysymyksistä. Johto hyväksyy lopullisen listan ennen allekirjoitusta.

Miten pitkään listan läpikäynti kestää?

Sisäiset kysymykset voi käydä läpi yhdessä tai kahdessa työpajassa. Toimittajan vastausten läpikäynti ja tarkennukset vievät tyypillisesti muutaman viikon tarjousvaiheessa. Aika on pieni verrattuna siihen, kuinka kauan järjestelmää käytetään.

Lähteet ja lisätiedot

• Finlex — kirjanpitolaki, laki sähköisestä laskutuksesta, kyberturvallisuuslaki
• Tietosuojavaltuutetun toimisto — käsittelysopimuksen sisältö
• TIEKE — verkkolaskutus